Peran dan Fungsi Public Relation

 Public Relations (PR) atau Hubungan masyarakat, sering disingkat humas adalah praktik mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat. Humas dapat mencakup sebuah organisasi atau individu yang mendapatkan eksposur ke khalayak mereka menggunakan topik kepentingan publik dan berita yang tidak memerlukan pembayaran langsung.

Peran Public Relations 

Peran Public Relations (PR) atau Hubungan masyarakat didalam sebuah perusahaan dibagi menjadi empat kategori utama, menurut Cutlip et al, (2000), yaitu :

1. Expert prescriber

Seorang expert prescriber adalah seorang yang menjalankan peran seperti seorang konsultan. Ia adalah seorang yang dapat dipercaya untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Hubungan dengan klien seperti hubungan antara dokter dengan pasien dimana pasien hanya pasif mendapat masukan dan nasehat.
Praktisi yang berperan sebagai expert prescriber akan mengidentifikasikan masalah, mengembangkan rancangan program, dan memegang tanggung jawab penuh dalam implementasi program yang telah dirancangnya itu. Kegagalan dan keberhasilan suatu program, oleh klien, sepenuhnya merupakan tanggung jawab expert prescriber ini.
Adapun beberapa indikator yang menunjukkan seseorang memainkan peran ini adalah :

• Membuat kebijakan komunikasi
• Mendiagnosa masalah-masalah PR
• Merencanakan dan merekomendasikan tindakan yang harus dilakukan
• Bertanggung jawab atas semua keberhasilan maupun kegagalan.
• Orang lain menilai bahwa ia merupakan seorang pakar
• Orang lain dalam organisasi menganggap bahwa ia adalah seorang yang patut dipercaya 

- Contoh studi kasus dalam hal ini seperti Strategi Kampanye yang dilakukan oleh Humas PLN Distribusi Jawa Timur dengan menyelenggarakan kegiatan sosialisasi, talkshow dan publikasi dalam program Listrik Token yang dilaksanakan 2010 lalu, sehingga lebih meyakinkan masyarakat mengenai inovasi baru tersebut. 

2. Communication fascilitator

Peran ini menempatkan praktisi PRsebagai seorang pendengar yang baik dan penyedia informasi. Fungsi praktis adalah sebagai penghubung, interpreter, dan mediator antara organisasi dengan publiknya. Peran ini mencoba memelihara komunikasi dua arah dan memfasilitasi pertukaran informasi dengan menciptakan dan memelihara saluran-saluran mediamedia komunikasi yang diperlukan. Peran ini ada berdasarkan asumsi bahwa komunikasi dua arah yang efektif akan meningkatkan kualitas keputusan organisasi dan publik mengenai antara lain kebijakan, prosedur, tindakan dan hubungan yang saling menguntungkan.
Adapun beberapa indikator yang menunjukkan peran communication fascilitator adalah :

• Menjaga agar pihak manajemen selalu mendapat informasi terbaru
• Melaporkan setiap hasil survei opini publik
• Menciptakan peluang agar pihak manajemen selalu mendengarkan pandangan-pandangannya
• Menjaga agar setiap orang dalam organisasi tersebut memperoleh informasi
• Melakukan audit komunikasi
• Mewakili organisasi dalam setiap pertemuan dan acara-acara

- Contoh studi kasus dalam hal ini seperti adanya kolom "Bantuan" dan "Customer Service" di dalam website MyTelkomsel sehingga PT.Telkomsel selalu mendapatkan informasi terkini apa saja yang harus dibenahi perusahaan melalui aduan Customer

3. Problem solving fascilitator

Praktisi yang menjalankan peran ini bekerja besama-sama dengan para manajer untuk memecahkan masalah. Praktisi PR menjadi bagian dari tim strategis. Hal ini bisa terjadi bila praktisi PR mampu mempergunakan dan menunjukkan keterampilan dan nilai dirinya dalam membantu manajemen dalam memecahkan masalah.
Indikator-indikator yang menunjukkan seseorang berperan sebagai problem solving fascilitator adalah sebagai berikut :

• Memenuhi kebutuhan akan perencanaan PR yang sistematis
• Bekerja sama dengan pihak manajemen dalam meningkatkan keterampilan 
• Meningkatkan partisipasi manajemen
• Menjaga agar pihak manajemen selalu terlibat secara aktif
• Beroperasi sebagai katalis 
• Membuat beberapa alternatif untuk keperluan memecahkan masalah.

- Contoh studi kasus dalam hal ini seperti strategi public relation (PR) PT. Pertamina (Persero) Depot sanggaran dalam mengatasi ketidak harmonisan dan komunikasi yang tidak efektif internal perusahaan PT. Pertamina (Persero) Depot sanggaran, yang menghambat kegiatan perusahaan.

4. Communication technician

Praktisi PR dikatakan berperan sebagai communication technician bila pekerjaannya sehari-hari hanyalah menerima perintah dari atasan. Umumnya, pekerjaan yang dilakukan antara lain, menulis, mengedit, membuat press release, website, annual report, mempersiapkan pidato dan pekerjaan teknis lainnya.
Syarat yang diperlukan bagi seorang communication technician adalah kreatif, artistik dan mempunyai keterampilan teknis.
Beberapa indikator yang menunjukkan peran seorang communication technician adalah sebagai berikut :

• Menulis materi-materi PR
• Mengedit / menulis kembali untuk pengecekan tata bahasa
• Menangani aspek-aspek teknis
• Memproduksi brosur dan pamflet
• Melakukan aktivitas fotografi dan desain grafis
• Memelihara kontak dengan media dan mengirim press release

- Contoh studi kasus dalam hal ini seperti pada tanggal 13 Agustus 2018 Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika (BMKG) menayangkan press release tentang adanya berita yang memelintir informasi yang disampaikan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) perihal potensi gempa besar di Pulau Jawa yang mana disertai informasi hoax yang dapat menyesatkan masyarakat.

Ketiga peran pertama dikelompokkan ke dalam peran manajerial karena memerlukan kemampuan strategic thinking dalam melakukan pekerjaannya, tidak semata hanya keterampilan saja.
Sedangkan communication technician masuk ke dalam kategori teknisi karena pekerjaannya semata-mata menggunakan keterampilan dan ia tidak terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Fungsi Public Relations

Menurut Maria (2002), dalam buku Suryanto (2015) “Public relations merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi, harus memberikan identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut.” 

Hal tersebut sekadar memberikan gambaran tentang fungsi public relations, yaitu sebagai berikut :

1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.
   
2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang dapat diterima dan menguntungkan semua pihak.
   
3. Unsur penting dalam manajemen untuk mencapai tujuan yang spesifik, sesuai dengan harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan.
   
4. Menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan
   

Tugas Pokok Public Relations 

Adapun dalam menjalankan fungsi dalam manajemen PR memiliki beberapa tugas pokok, yaitu :

1. Menurut Cutlip et al (2006) yang pertama adalah menulis dan mengedit, dimana PR membuat rilis berita baik dalam bentuk cetak atau siaran, cerita feature, newsletter untuk karyawan dan stakeholder, iklan institusional dan materi-materi pendukung lainnya.
   
2. Hubungan media dan penempatan media dimana PR menghubungi media-media seperti surat kabar dan majalah agar mereka mau mempublikasikan berita dan feature tentang perusahaan yang di tulis oleh PR sendiri atau orang lain, kemudian PR juga merespon permintaan informasi oleh media, memberikan verifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritas.
   
3. Melakukan riset, dimana PR mengumpulkan informasi tentang opini publik, tren dan isu yang sedang terjadi, iklim politik dan peraturan-peraturan dari pemerintah, liputan media, opini kelompok kepentingan dan pandanganpandangan pihak lain yang berpengaruh terhadap stakeholder dari perusahaan, selain itu PR juga mencari data lewat internet, jasa online dan data pemerintah dalam bentuk elektronik dan kemudian mendesain riset program, melakukan survei dan menyewa perusahaan riset.
   
4. Manajemen dan administrasi dimana PR melakukan kegiatan pemrograman dan perencanaan dengan bekerja sama dengan manajer lain untuk menentukan kebutuhan, menentukan prioritas, mendefinisikan publik, seting dan tujuan, dan mengembangkan strategi dan taktik, PR menata staff dari divisinya, anggaran dan jadwal program dari divisi PR.
   
5. Konseling, dimana PR memberi saran kepada manajemen dalam masalah sosial, politik, dan peraturan, berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara menghindari atau merespon krisis dan kemudian bekerja sama dengan eksekutif perusahaan untuk menyusun strategi mengelola atau merespon isu-isu sensitif dan kritis.
   
6. PR mengadakan special event, dimana PR mengatur dan mengelola acara-acara khusus seperti konfrensi pers, open house, grand opening, acara pengumpulan dana, program penghargaan dan kegiatan-kegiatan khusus lainnya.
   
7. Menjadi juru bicara dalam pidato, melatih orang lain untuk memberikan kata sambutan dan mengelola juru bicara di depan audien penting.
   
8. Melakukan produksi, dimana ia membuat saluran komunikasi dengan menggunakan keahlian dan pengetahuan media, termasuk seni, tipografi, fotografi, tata letak, mempersiapkan presentasi audio visual, perekaman dan mengedit audio dan video.
   
9. Melakukan kegiatan pelatihan untuk mempersiapkan eksekutif dan juru bicara lain untuk menghadapi media dan tampil dihadapan publik, kemudian PR juga memberikan petunjuk kepada anggota internal perusahaan untuk meningkatkan kemampuan komunikasi dan menulis serta membantu memperkenalkan perubahan dalam budaya, kebijakan, struktur, dan proses dalam organisasi perusahaan.
   
10. Melakukan kontak atau sebagai penghubung dengan media, komunitas, dan kelompok eksekutif eksternal lainnya. Selain itu PR juga menjadi mediator antara perusahaan dengan stakeholder penting untuk mendengarkan pendapat, melakukan negosisasi, mengelola konflik, dan menjalin kesepakatan, dan yang terakhir adalah menjadi tuan rumah dengan melakukan pertemuan dan menyambut tamu dan pengunjung yang datang